Виправлення помилок у таблиці 5 форми № Д4 Звіту з ЄСВ

Матеріал підготовлено спеціально для ЛІГА:ЗАКОН

Таблицю 5 форми № Д4 Звіту з ЄСВ (далі - таблиця 5) призначено для реєстрації застрахованих осіб у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування. Інформацію з таблиці 5 переносять до персональної облікової картки застрахованої особи (вона відображає кількість відпрацьованих особою календарних днів за відповідний місяць). Зауважимо, що дані, наведені в таблиці 5, будуть необхідні застрахованій особі в майбутньому для призначення пенсії та інших соціальних виплат.

На практиці ж часто трапляються ситуації, коли бухгалтер наводить у таблиці 5 не всі дані щодо трудових відносин застрахованих осіб чи припускається помилки під час їх відображення. Про те, як саме виправити помилки в таблиці 5 та/або додати незазначену вчасно інформацію про трудові відносини, і йтиметься далі.

Відповідно до п. 2 розд. V Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затверджений наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435 (далі - Порядок № 435), у разі самостійного виявлення страхувальником помилки в реквізитах (крім сум) страхувальника або застрахованих осіб після закінчення звітного періоду останній подає Звіт за попередній період, який містить, зокрема:

1) перелік таблиць Звіту;

2) скасовуючі документи: відповідну таблицю з типом форми "скасовуюча" з помилковими відомостями про одну або декількох застрахованих осіб;

3) первинні документи: відповідну таблицю з типом форми "початкова" із наведеними правильними відомостями про одну або декількох застрахованих осіб.

Якщо потрібно повністю скасувати відомості з таблиці 5, подають тільки скасовуючі документи щодо виявлених недостовірних відомостей про застраховану особу.

Якщо страхувальник у таблиці 5 не навів відомості про застраховану особу, він повинен разом зі Звітом за поточний період подати також Звіт (титульний аркуш і відповідну таблицю) з потрібними даними за попередній період із типом документа "додаткова" (п. 4 розд. V Порядку № 435).

Як бачимо, згідно з Порядком № 435 механізм виправлення помилки залежить від її виду. Помилки можуть бути такими:

• зазначено недостовірні відомості про застраховану особу (наприклад, помилка в даті укладання або розірвання трудового договору з працівником, початку й закінчення відпустки у зв'язку з вагітністю й пологами тощо);

• вчасно не відображено будь-які зміни щодо трудових відносин із працівником (наприклад, не наведено інформації про звільнення працівника).

Виправлення недостовірних даних про працівника

Для виправлення неправильних даних про працівника потрібно сформувати Звіт, який міститиме:

- титульний аркуш (перелік таблиць Звіту) з типом форми "скасовуюча";

- таблицю 5 із типом форми "скасовуюча" з помилковими (недостовірними) даними про працівника;

- таблицю 5 із типом форми "початкова" з правильними даними на працівника.

Приклад. У таблиці 5 форми № Д4 Звіту з ЄСВ за січень було неправильно зазначено дату й номер наказу про вихід працівниці у відпустку у зв'язку з вагітністю й пологами. Помилку виявлено в березні. Необхідно створити Звіт за січень із типом форми "скасовуюча": на титульному листі Звіту проставити відмітку "скасовуюча", у таблиці 5 із типом форми "скасовуюча" зазначити неправильні дані про працівницю (у графі 16 навести помилкові номер і дату наказу про вихід у відпустку), у таблиці 5 із типом форми "початкова" відобразити правильні дані (у графі 16 - правильні дату й номер наказу про вихід у відпустку).

Скасування недостовірних відомостей про працівника

Для скасування помилкових даних про працівника потрібно сформувати Звіт, у якому буде:

- титульний аркуш (перелік таблиць Звіту) із типом форми "скасовуюча";

- таблиця 5 із типом форми "скасовуюча" з помилковими даними на працівника.

Приклад. У таблиці 5 форми № Д4 Звіту з ЄСВ за січень було відображено дані про суміщення посад працівником. Як згодом з'ясувалося, суміщення посад (професій) у таблиці 5 відображати не треба. Помилку виявлено в березні.

За усними роз'ясненнями спеціалістів ПФУ, у випадку суміщення посад (професій), розширення зони обслуговування чи виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи, таблицю 5 не формують і не подають. Отже, необхідно створити Звіт за січень із типом форми "скасовуюча": на титульному листі Звіту проставити відмітку "скасовуюча", у таблиці 5 із типом форми "скасовуюча" зазначити неправильні дані про працівника (інформацію про суміщення професій, яку не потрібно було відображати). Таблицю 5 із типом форми "початкова" не заповнюють.

Додання до Звіту даних щодо трудових відносин із працівником

Якщо до таблиці 5 необхідно додати інформацію про трудові відносини з працівником, які помилково не було зазначено в попередньому звітному періоді, треба сформувати Звіт, що міститиме:

- титульний аркуш (перелік таблиць Звіту) з типом форми "додаткова";

- таблицю 5 із типом форми "додаткова" з даними щодо трудових відносин, яких не вистачає у Звіті.

Приклад. У березні було виявлено помилку у Звіті з ЄСВ за січень: не було відображено інформацію про початок роботи за цивільно-правовим договором працівника (договір № 3ц-СВ від 14.01.2019 р., початок роботи - 15.01.2019 р.).

У цьому випадку для виправлення помилки необхідно створити Звіт за січень із типом форми "додаткова": на титульному листі Звіту проставити відмітку "додаткова", у таблиці 5 із типом форми "додаткова" навести дані про працівника й початок роботи за цивільно-правовим договором (у графі 11 зазначити дату початку періоду цивільно-правових відносин - "15", у графі 16 - дату й номер договору "Договір від 14.01.2019 р. № 3ц-СВ", графи 12 - 15 заповнювати не треба).

Звертаємо увагу, що в разі подання страхувальником за один і той самий період таблиць із типом форми "скасовуюча" й "додаткова", необхідно заповнити два окремих самостійних Звіти з різними титульними аркушами (з відмітками "скасовуюча" та "додаткова").

Аналітика на цю тему:

- матеріал "Заповнюємо нові реквізити в таблиці 5 Форми № Д4: практичні ситуації" видання БУХГАЛТЕР&ЗАКОН

- матеріал "Виправлення помилок у формі № Д4 звіту з ЄСВ за поточний звітний період" модуля СИТУАЦІЇ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА.

- матеріал "Виправлення помилок у формі № Д4 звіту з ЄСВ за минулий звітний період" модуля СИТУАЦІЇ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА.

Наталія Каламайко

експерт, ЛІГА:ЗАКОН

Дата підготовки 28.03.2019
© ТОВ "Інформаційно-аналітичний центр "ЛІГА", 2019
© ТОВ "ЛІГА ЗАКОН", 2019

____________